Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:
Notarin Dr. Stephanie Schmidt-Ehemann oder deren vom Präsidenten des Landgerichts Frankfurt am Main bestellten Vertreter bzw. Vertreterin
Walter-Kolb-Str. 5-7, D-60594 Frankfurt a.M., Deutschland
Email: notariat@birrundpartner.de
Telefon: +49 (0)69 69766780
Fax: +49 (0)69 697667820
Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an die Notarin oder den Datenschutzbeauftragten wenden.
Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie postalisch (Dr. Frank Tykwer, DSB für Notare und Ärzte GmbH, Theodor-Körner-Straße 22, 45661 Recklinghausen) oder per E-Mail (rechtsanwalt@dr-tykwer.de), seine Stellvertreterin postalisch (Katharina Rux, DSB für Notare und Ärzte GmbH, Theodor-Körner-Straße 22, 45661 Recklinghausen) oder per E-Mail (rux@dsb-notare-aerzte.de).
Wenn Sie einen notariellen Auftrag erteilen, erhebt die Notarin regelmäßig von Ihnen die folgenden personenbezogenen Daten, die elektronisch und / oder in Papierakten gespeichert werden:
• Anrede, Vorname, Nachname
• Ihre Anschrift
• Ihre Telefonnummer im Festnetz und / oder im Mobilfunk
• falls vorhanden Ihre E-Mail-Adresse
• alle Informationen, die die Notarin oder der jeweilige Vertreter jeweils zur Erfüllung des gesetzlich geregelten notariellen Auftrags benötigt; dazu können auch sensible Daten im Sinne von Art. 9 der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gehören, z. B. Gesundheitsdaten
Die Erhebung dieser Daten erfolgt,
• um Sie als Klienten identifizieren zu können,
• um mit Ihnen korrespondieren zu können,
• um Ihren Auftrag im Rahmen unserer beruflichen und verfahrensrechtlichen Verpflichtungen insbesondere nach der Bundesnotarordnung und nach dem Beurkundungsgesetz angemessen erfüllen zu können,
• um unsere gesetzlichen Mitteilungs- und Meldepflichten erfüllen zu können,
• um Sie angemessen vor Gerichten und Behörden vertreten zu können,
• um mit Ihnen abrechnen zu können,
• um von Ihnen eventuell geltend gemachte Ansprüche bearbeiten zu können.
Ich verarbeite Ihre Daten als Notarin auf der Grundlage von Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c) DS-GVO, weil ich rechtlichen Verpflichtungen unterliege, und auf der Grundlage von Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe e) DS-GVO, weil die notarielle Amtstätigkeit im öffentlichen Interesse liegt. Ihre sensiblen Daten verarbeite ich zudem auf der Grundlage von Art. 9 Absatz 2 Buchstabe f) und g) DS-GVO, weil Sie ansonsten die von Ihnen gewollten Rechtspositionen auf der Grundlage insbes. der zu errichtenden notariellen Urkunde nicht erfolgreich geltend machen oder Angriffe gegen diese Rechtspositionen nicht erfolgreich abwehren könnten und weil daher die vorsorgende notarielle Tätigkeit aus Gründen eines erheblichen öffentlichen Interesses erfolgt.
Im Rahmen der notariellen Amtstätigkeit bin ich gesetzlich verpflichtet oder werde von Ihnen beauftragt, Ihre Daten teilweise an Dritte weiter zu geben. Dies sind insbesondere Registergerichte (Grundbuchamt, Handelsregister, Vereinsregister), das Zentrale Testamentsregister, das Zentrale Vorsorgeregister, Finanzbehörden, die Notarkammer, der ich angehöre, im Rahmen der von ihr ausgeübten Standesaufsicht gem. § 74 Bundesnotarordnung und meiner Dienstaufsichtsbehörden im Sinne von § 92 Bundesnotarordnung im Rahmen der von ihnen ausgeübten Aufsicht. Eine Weitergabe erfolgt außerdem auch an kommunale Behörden, Landesbehörden sowie Finanzämter, wenn dies zur Durchführung eines von Ihnen gewollten Amtsgeschäfts erforderlich ist.
Des Weiteren gebe ich Ihre Daten im notwendigen Umfang an die anderen Verfahrensbeteiligten bzw. deren anwaltlichen Vertreter, an andere beteiligte Notarinnen oder Notare und an Dritte weiter, die an dem von Ihnen gewollten Rechtserfolg mitwirken müssen. Dies sind z. B. Verwalter einer Gemeinschaft von Wohnungseigentümern.
Stets wahre ich meine Pflicht zur Verschwiegenheit. Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den dargelegten Zwecken findet nicht statt.
Die Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten bei den genannten Behörden und Stellen entnehmen Sie bitte deren Datenschutzerklärungen.
Eine Übermittlung Ihrer Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet regelmäßig nicht statt, es sei denn, ein Verfahrensbeteiligter will oder muss eine von mir gefertigte Urkunde im Drittland gebrauchen und wünscht eine Übermittlung daher ausdrücklich.
Ihre personenbezogenen Daten, die ich benötige, um meine Pflicht zur Neutralität während der Bearbeitung Ihres Auftrags und danach zu wahren, speichere ich während der gesamten Dauer meiner notariellen Amtstätigkeit; hierzu sind wir gem. § 28 Bundesnotarordnung in Verbindung mit § 15 der Dienstordnung für Notarinnen und Notare in Hessen verpflichtet.
Nach § 5 Abs. 4 der Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:
- Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre,
- Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
- Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden,
- Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften.
Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern ich nicht nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c) DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin.
Auskunftsrecht. Ihnen steht u.a. ein Recht auf Auskunft darüber zu, ob ich personenbezogene Daten über Sie verarbeite, wenn ja, zu welchen Zwecken ich die Daten verarbeite, welche Kategorien von personenbezogenen Daten über Sie verarbeitet werden, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen.
Recht zur Berichtigung von Daten. Sie haben das Recht unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei mir gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei mir gespeicherten unvollständigen Datensatz von mir ergänzen zu lassen.
Löschung. Sie können von mir Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (Art. 17 DSGVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DSGVO geboten ist.
Widerspruch gegen die Verarbeitung. Sofern sich die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten auf berechtigte Interessen unsererseits stützt, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung widersprechen. Dazu genügt eine elektronische Nachricht an mich.
Beschwerderecht zu Datenschutzaufsicht. Sie haben das Recht sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für mich zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Telefon: +49 611 1408 - 0
Telefax: +49 611 1408 - 900
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.
AnschriftWalter-Kolb-Str. 5-7,
60594 Frankfurt am Main
Telefon +49 69 697 667 80